5 sai lầm thường gặp trong kế toán hành chính sự nghiệp và cách phòng tránh

Kế toán hành chính sự nghiệp là lĩnh vực đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Dù hệ thống kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có nhiều quy định chặt chẽ, nhưng trong quá trình thực hiện, các kế toán viên vẫn dễ mắc phải những sai sót không mong muốn.

Những sai lầm này không chỉ ảnh hưởng đến tính minh bạch, chính xác của báo cáo tài chính mà còn có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Hãy cùng tôi điểm qua những sai lầm phổ biến trong kế toán hành chính sự nghiệp và cách phòng tránh chúng.

1. Sai sót trong phân bổ và ghi nhận các khoản chi phí

Lỗi thường gặp:

Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, việc phân bổ và ghi nhận các khoản chi phí thường gặp sai sót, đặc biệt là việc phân biệt chi thường xuyên và chi không thường xuyên. Điều này có thể dẫn đến việc ghi nhận sai các khoản mục trên báo cáo tài chính, gây nhầm lẫn và thiếu chính xác.

Cách phòng tránh:

• Kế toán viên cần nắm vững quy định về các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên, đặc biệt là những quy định liên quan đến việc phân loại chi tiêu ngân sách.
• Cần sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm kế toán có tính năng phân loại chi phí tự động để giảm thiểu sai sót.
• Xây dựng các quy trình kiểm tra kỹ lưỡng trước khi lập báo cáo tài chính.

2. Ghi nhận không đúng các khoản thu từ ngân sách nhà nước

Lỗi thường gặp:

Sai sót trong việc ghi nhận các khoản thu từ ngân sách nhà nước là một lỗi phổ biến trong kế toán hành chính sự nghiệp. Thường thì các khoản thu này có nhiều nguồn và mức độ phức tạp khác nhau, dẫn đến nhầm lẫn khi ghi chép và báo cáo.

Cách phòng tránh:

• Kế toán viên cần theo dõi chặt chẽ từng nguồn thu và phân loại chính xác. Điều này có thể được hỗ trợ bằng cách sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC và mới nhất là Thông tư 24/2024/TT-BTC
• Kiểm tra, đối chiếu với các nguồn thu thực tế và tài liệu liên quan từ các cơ quan quản lý để đảm bảo không có sự sai lệch giữa sổ sách kế toán và thực tế.

Tìm hiểu thêm: “Khoá học kế toán hành chính sự nghiệp Thông tư 24/2024/Tt-BTC”

3. Nhầm lẫn trong việc quản lý và ghi nhận tài sản công

Lỗi thường gặp:

Tài sản công trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có giá trị lớn và cần được quản lý chặt chẽ. Một sai lầm phổ biến là không ghi nhận đầy đủ, chính xác các tài sản công, hoặc không kiểm kê thường xuyên, dẫn đến việc thất thoát hoặc ghi nhận thiếu chính xác trên báo cáo tài chính.

Cách phòng tránh:

• Thực hiện kiểm kê tài sản công định kỳ để đảm bảo tất cả các tài sản đều được quản lý chặt chẽ và ghi nhận đầy đủ.
• Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng có tính năng quản lý tài sản để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật chính xác.
• Xây dựng quy trình quản lý tài sản công với sự phối hợp của các phòng ban khác nhằm kiểm soát tốt việc mua sắm, sử dụng và bảo dưỡng tài sản.

4. Thiếu sót trong việc lập dự toán và quyết toán ngân sách

Lỗi thường gặp:

Lập dự toán và quyết toán ngân sách là công việc đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy trình. Một lỗi phổ biến là lập dự toán không sát với thực tế, dẫn đến việc thiếu hụt hoặc dư thừa ngân sách không hợp lý.

Cách phòng tránh:

• Dự toán cần được xây dựng dựa trên số liệu thực tế của các kỳ trước và các chỉ tiêu kinh tế, chính trị của năm hiện tại.
• Đảm bảo các phòng ban có liên quan phối hợp chặt chẽ trong việc lập và phê duyệt dự toán ngân sách.
• Kiểm tra kỹ lưỡng các khoản chi tiêu dự kiến và so sánh với nguồn lực thực tế để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa ngân sách.

5. Thiếu tuân thủ các quy định về thuế và báo cáo tài chính

Lỗi thường gặp:

Kế toán hành chính sự nghiệp đôi khi mắc phải sai sót khi không tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế và báo cáo tài chính, đặc biệt là các quy định về thời hạn nộp báo cáo hoặc cách ghi nhận chi tiết các khoản thuế.

Cách phòng tránh:

• Luôn cập nhật các quy định pháp luật mới nhất liên quan đến thuế và kế toán hành chính sự nghiệp, đặc biệt là các quy định về nộp báo cáo tài chính và thuế.
• Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp tính năng hỗ trợ tuân thủ quy định pháp luật để tự động nhắc nhở thời hạn nộp báo cáo và hỗ trợ tính toán chính xác các khoản thuế phải nộp.

Kết luận

Sai sót trong kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ làm giảm tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính mà còn gây ra hậu quả pháp lý và quản lý nghiêm trọng. Để tránh những sai lầm này, kế toán viên cần nâng cao kiến thức chuyên môn, tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật và sử dụng các công cụ hỗ trợ hiện đại. Việc đảm bảo quản lý tài chính một cách hiệu quả không chỉ giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động ổn định mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của hệ thống tài chính công.

Xem thêm: Video ” Kế toán hành chính sự nghiệp Thông tư 24/2024/tt-btc : Những điểm mới và cách áp dụng”