Cách thức quản lý tiền mặt trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Tiền mặt là một trong những tài sản quan trọng nhất đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp. Quản lý tiền mặt đúng cách giúp đảm bảo an toàn tài chính, giảm thiểu rủi ro thất thoát và đảm bảo rằng các hoạt động tài chính của đơn vị diễn ra một cách hiệu quả.

Trong bối cảnh này, việc quản lý tiền mặt tại các đơn vị hành chính sự nghiệp đòi hỏi sự minh bạch, tuân thủ pháp luật và các quy trình kiểm soát chặt chẽ. Dưới đây là một số phương pháp cơ bản giúp các đơn vị quản lý tiền mặt một cách hiệu quả.

1. Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ

Một trong những nguyên tắc quan trọng trong quản lý tiền mặt là thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động thu chi liên quan đến tiền mặt đều được thực hiện một cách minh bạch, có sự giám sát và phê duyệt của nhiều cấp quản lý khác nhau. Một số yếu tố chính của quy trình kiểm soát nội bộ bao gồm:

• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Người chịu trách nhiệm thu tiền, ghi sổ và quản lý quỹ tiền mặt cần được phân định rõ ràng để tránh tình trạng thiếu minh bạch.
• Kiểm tra định kỳ: Các đơn vị cần thực hiện kiểm kê tiền mặt định kỳ để đối chiếu số tiền thực tế với số liệu ghi trong sổ sách kế toán.
• Xác nhận giao dịch: Mọi giao dịch liên quan đến tiền mặt đều cần có chứng từ, biên lai hoặc hóa đơn hợp lệ để xác minh tính hợp pháp.

2. Áp dụng hệ thống sổ sách kế toán minh bạch

Hệ thống sổ sách kế toán là cơ sở để kiểm tra và đối chiếu các giao dịch tiền mặt. Việc ghi chép phải được thực hiện một cách chính xác, kịp thời, và theo đúng các quy định về kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Các nguyên tắc chính bao gồm:

• Ghi nhận đúng thời điểm: Các khoản thu chi phải được ghi nhận ngay khi phát sinh để tránh tình trạng sai lệch số liệu.
• Hạch toán chính xác: Tiền mặt cần được hạch toán đúng với mục đích sử dụng, và phân loại đúng theo từng loại giao dịch.
• Lưu giữ chứng từ đầy đủ: Tất cả các chứng từ liên quan đến việc thu, chi tiền mặt cần được lưu giữ cẩn thận để làm căn cứ kiểm tra sau này.

Tìm hiểu thêm: “Khoá học kế toán hành chính sự nghiệp Thông tư 24/2024/TT-BTC”

3. Hạn chế sử dụng tiền mặt và ưu tiên thanh toán qua ngân hàng

Xu hướng hiện nay tại các đơn vị hành chính sự nghiệp là hạn chế sử dụng tiền mặt trong các giao dịch để giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch. Các giao dịch lớn nên được thực hiện qua ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản.

• Giảm thiểu rủi ro mất mát: Việc sử dụng tiền mặt trong các giao dịch lớn dễ dẫn đến mất mát hoặc thất thoát. Sử dụng ngân hàng giúp đảm bảo tính an toàn và dễ dàng kiểm soát.
• Tăng cường tính minh bạch: Giao dịch qua ngân hàng để lại dấu vết giao dịch, giúp việc theo dõi và kiểm tra trở nên dễ dàng hơn.

4. Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên kế toán

Để quản lý tiền mặt hiệu quả, đội ngũ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp cần được đào tạo thường xuyên về các quy định kế toán, quy trình kiểm soát nội bộ và các công cụ quản lý tài chính hiện đại. Việc nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên giúp họ thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và chính xác hơn, từ đó giảm thiểu các rủi ro và sai sót trong quản lý tiền mặt.

5. Kiểm toán và đánh giá thường xuyên

Định kỳ kiểm toán và đánh giá lại các quy trình quản lý tiền mặt là một yếu tố quan trọng để phát hiện và khắc phục các sai sót. Các đơn vị hành chính sự nghiệp nên mời các đơn vị kiểm toán độc lập hoặc cơ quan thanh tra nội bộ kiểm tra để đảm bảo rằng các hoạt động liên quan đến tiền mặt tuân thủ đúng các quy định hiện hành.

• Kiểm toán nội bộ: Đội ngũ kiểm toán nội bộ có trách nhiệm kiểm tra và đánh giá tính chính xác của sổ sách kế toán và các quy trình liên quan đến quản lý tiền mặt.
• Kiểm toán độc lập: Để đảm bảo tính khách quan, các đơn vị nên sử dụng dịch vụ kiểm toán độc lập từ bên ngoài, giúp phát hiện các sai phạm hoặc rủi ro tiềm ẩn trong quản lý tiền mặt.

Xem thêm: Video “Kế toán hành chính sự nghiệp Thông tư 24/2024/tt-btc : Những điểm mới và cách áp dụng”

Kết luận

Quản lý tiền mặt tại các đơn vị hành chính sự nghiệp là một nhiệm vụ đòi hỏi sự cẩn trọng, tuân thủ quy định pháp luật và sử dụng các quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Việc áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến và thường xuyên đánh giá, kiểm toán giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách công. Những bước đi đúng đắn trong quản lý tiền mặt không chỉ giúp đơn vị tránh được các vấn đề tài chính mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững và minh bạch của tổ chức.