Từ năm 2026, khi nhiều hộ kinh doanh chuyển từ phương pháp thuế khoán sang phương pháp kê khai, một trong những vấn đề khiến rất nhiều chủ hộ lo lắng là:
❓ Hàng tồn kho đang có thì xử lý thế nào cho đúng luật?
❓ Hàng mua trước đây không có hóa đơn đầu vào có bị loại chi phí không?
Trên thực tế, pháp luật không “làm khó” hộ kinh doanh, nếu chúng ta hiểu đúng bản chất và thực hiện đúng quy trình. Trong bài viết này, tôi hướng dẫn 3 bước xử lý hàng tồn kho đúng quy định, dựa trên hướng dẫn thực tế của cơ quan thuế và kinh nghiệm triển khai tại nhiều địa phương.
Mục Lục Bài Viết
Tổng quan: 3 bước xử lý hàng tồn kho khi chuyển sang kê khai
Khi chuyển từ thuế khoán sang kê khai, hộ kinh doanh cần thực hiện đúng – đủ – đúng thời điểm theo 3 bước sau:
-
Rà soát, kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho
-
Lập và nộp bảng kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi
-
Kê khai tồn kho trong hồ sơ khai thuế kỳ đầu tiên
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước.
BƯỚC 1: Rà soát, kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho hiện có
1.1. Mục đích của bước kiểm kê
Việc kiểm kê giúp hộ kinh doanh:
-
Xác định chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho thực tế
-
Làm căn cứ ghi nhận tồn kho đầu kỳ khi chuyển sang kê khai
-
Chuẩn bị hồ sơ giải trình nguồn gốc hàng hóa khi cần
1.2. Cách thực hiện kiểm kê
Hộ kinh doanh cần:
-
Cân – đo – đếm – kiểm đếm thực tế toàn bộ hàng hóa đang có
-
Thống kê theo từng mặt hàng, từng mã hàng
-
Ghi rõ:
-
Tên hàng hóa
-
Mã hàng (theo quy ước nội bộ)
-
Đơn vị tính
-
Số lượng tồn
-
Giá trị (theo giá mua hoặc giá ước tính hợp lý)
-
Sau khi lập danh sách, nên:
-
Đối chiếu với sổ sách cũ (nếu có)
-
Chuẩn bị văn bản giải trình nguồn gốc hàng tồn kho, đặc biệt với:
-
Hàng mua của cá nhân, chợ, làng nghề
-
Hàng mua trước đây không có hóa đơn VAT
-
📌 Lưu ý quan trọng:
Pháp luật không yêu cầu hộ khoán trước đây phải có đủ hóa đơn đầu vào, nhưng phải chứng minh được hàng hóa có thật và có nguồn gốc hợp pháp.
BƯỚC 2: Lập và nộp bảng kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi
2.1. Bảng kê hàng tồn kho dùng để làm gì?
Bảng kê hàng tồn kho là:
-
Căn cứ pháp lý để ghi nhận tồn kho đầu kỳ khi chuyển sang kê khai
-
Tài liệu để cơ quan thuế theo dõi và quản lý rủi ro
2.2. Nội dung bảng kê hàng tồn kho
Bảng kê cần thể hiện đầy đủ:
-
Thông tin hộ kinh doanh (tên, địa chỉ, MST)
-
Thời điểm kiểm kê
-
Danh sách hàng tồn kho chi tiết:
-
STT
-
Mã hàng
-
Tên hàng hóa
-
Đơn vị tính
-
Số lượng
-
Đơn giá
-
Thành tiền
-
Cuối bảng kê cần có:
-
Cam kết của chủ hộ về tính trung thực của số liệu
-
Chữ ký xác nhận của chủ hộ kinh doanh
2.3. Cách nộp bảng kê cho cơ quan thuế
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị:
-
01 bản giấy: in ra, ký tên, lưu tại hộ
-
01 bản mềm (Excel): gửi cho cơ quan thuế qua email
📌 Kinh nghiệm thực tế:
-
Nên đặt tên file Excel theo MST + Tên hộ kinh doanh
-
Lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm tra sau này
BƯỚC 3: Kê khai hàng tồn kho trong hồ sơ khai thuế kỳ đầu tiên
Khi thực hiện kê khai thuế kỳ đầu tiên theo phương pháp kê khai, hộ kinh doanh cần:
3.1. Lập bảng kê 01-2/BK-HDKD
-
Mẫu bảng kê theo Thông tư 40/2021/TT-BTC (tải mẫu bảng kê TẠI ĐÂY )
-
Phản ánh:
-
Tồn đầu kỳ
-
Nhập trong kỳ
-
Xuất trong kỳ
-
Tồn cuối kỳ
-
-
Áp dụng cho:
-
Hàng hóa
-
Nguyên vật liệu
-
Công cụ dụng cụ
-
Chi phí quản lý (nếu có)
-
3.2. Đính kèm bảng kê trong hồ sơ khai thuế
Bảng kê 01-2/BK-HDKD bắt buộc phải đính kèm trong hồ sơ khai thuế kỳ đầu tiên sau khi chuyển sang kê khai.
📌 Bản chất ở đây không phải là “truy ngược quá khứ”, mà là:
Xác định điểm bắt đầu minh bạch mới cho hộ kinh doanh.
Tổng kết: Hộ kinh doanh cần nhớ điều gì?
✔ Không bị loại chi phí chỉ vì hàng tồn kho cũ không có hóa đơn
✔ Không bị “xét lại” giai đoạn thuế khoán
✔ Chỉ cần:
-
Hàng hóa có thật
-
Nguồn gốc hợp pháp
-
Hồ sơ kiểm kê – bảng kê rõ ràng
👉 Chuyển từ khoán sang kê khai không phải rủi ro, mà là cơ hội để hộ kinh doanh:
-
Minh bạch hơn
-
An tâm pháp lý hơn
-
Dễ mở rộng và phát triển bền vững
